Las soluciones Project & Portfolio Management AYUDAN A LAS ORGANIZACIONES a tener una visión clara y precisa de las inversiones que están en marcha y de las que se estén planteando lanzar, así como disponer de un histórico de las inversiones realizadas para evitar la reproducción de errores.
La gestión con una solución Project & Portfolio Management engloba todo el ciclo de vida de una cartera de proyectos, desde la idea inicial y el desarrollo del plan de negocio, hasta la evaluación de los riesgos y los costes; pasando por la priorización del proyecto, la gestión de los recursos y las labores de seguimiento y reporting a dirección, y el cierre del proyecto.
Las soluciones Project & Portfolio Management, permiten a organizaciones de cualquier perfil mercantil, integrar la gestión de los servicios, los proyectos, las personas y los aspectos financieros en una misma solución.
POTENCIA
La gestión más eficiente de la demanda maximizando el rendimiento de los recursos
ORGANIZA
Las carteras de manera operativa, mostrando el conjunto de los datos financieros
IMPULSA
La gestión de los proyectos de la cartera de la organización, mitigando su riesgo
POSIBILITA
Una mejor alineación entre los activos tecnológicos y los objetivos estratégicos
PROJECT & PORTFOLIO MANAGEMENT: ÁREAS DE CONOCIMIENTO
Las soluciones PPM disponen de un módulo que le permite gestionar el conjunto de la demanda desde, la estratégica de proyectos (a través del portfolio) a la operativa y la no planificada a través de incidentes y peticiones de servicio.
Además, los usuarios pueden gestionar sus procesos de innovación a través de la generación de ideas que más tarde se pueden convertir en productos, servicios o proyectos.
Estas herramientas proporcionan una visión holística de todos los elementos necesarios, incluidos el trabajo de proyecto, el trabajo de servicio y las peticiones generadas por incidentes, alcanzando un equilibrio dinámico entre ellos. A su vez, se vincula con los módulos de gestión de recursos y financiero, para proporcionar información completa sobre el tiempo que dedican los empleados (internos o externos) al proyecto y al trabajo orientado al servicio. El objetivo del sistema es el de generar los requisitos precisos para la previsión de los recursos, así como un mejor control sobre el coste de los sistemas existentes.
Identifique el coste de la demanda
La solución PPM aplica una gestión financiera exhaustiva para obtener en detalle los análisis de costes de incidencias y de otros trabajos no planificados. Mediante un sistema matricial de tasas, la herramienta calcula automáticamente cuánto está gastando en trabajos debido a incidencias y otras solicitudes basándose en los recursos asignados. La información sobre costes e incidencias aportada por su herramienta PPM, vincula los costes de servicios –así como el número de incidencias o solicitudes– a las inversiones de TI correspondientes, como aplicaciones, activos, productos y servicios, lo que permite a los gestores de cartera adoptar las mejores decisiones sobre las inversiones en TI, incluyendo aquellas de deben fomentarse, mantenerse, consolidarse o retirarse.
Gestione con eficacia la demanda operativa
A menudo, las solicitudes se priorizan sin disponer de una visión general de sus efectos en el trabajo de la organización. Como resultado, el trabajo no planificado suele consumir más recursos de los previstos inicialmente. Su solución PPM facilita el control del trabajo no planificado. Tras registrar las incidencias y las solicitudes de servicio procedentes del departamento de asistencia técnica, las evalúa para identificar su efecto, urgencia y prioridad. Las solicitudes que cumplen determinados criterios se pueden convertir en tareas o proyectos nuevos y entonces gestionarse desde su herramienta PPM, que también registra el coste relacionado con este trabajo no planificado, lo que permite, al departamento TI emitir un contracargo a las empresas que formulan las solicitudes.
Recopile y evalúe las ideas de forma sistemática
La gestión de ideas es clave para una adecuada gestión empresarial ya que le proporcionará una solución de registro, clasificación, evaluación y aprobación de ideas de productos y tecnologías, así como, solicitudes de proyectos e iniciativas en fase temprana que se pueden aplicar al conjunto de la empresa. Los usuarios de la organización pueden introducir ideas a través de formularios y campos establecidos que registran la información correcta y la derivan hacia los revisores pertinentes para su evaluación y utilización. Una vez aprobadas las ideas, los usuarios pueden convertirlas automáticamente en el proyecto, activo, uso o registro de producto apropiados. Llegados a este punto, la planificación de la cartera, la asignación de recursos y el seguimiento de tiempos y costes pueden empezar en el momento que se desee.
Las herramientas PPM permiten a los clientes definir la estructura de su portfolio (cartera de proyectos) para que se adapte a las prácticas de negocio ya existentes, de manera que se reflejen la estructura y las jerarquías de los departamentos. Para la evaluación de sus funcionalidades, y la comparación de sus portfolios, se utilizan:
- el análisis de costes y beneficios
- el análisis financiero
- el análisis de riesgo, la alineación del negocio
- la comparación de los presupuestos
- el timeline (cronograma)
- la planificación en base a escenarios “y si…”
Los usuarios pueden establecer una serie de parámetros para definir umbrales financieros, de recursos y de riesgo. Una solución PPM puede calcular, de manera automática, un set de posibles portfolios basados en una serie de inversiones. Además, permite la configuración del “workflow” para la gestión del portfolio, ayudando al cliente a asegurarse de que todas las fases, incluidas la de la idea inicial, requisitos, desarrollo del caso de negocio, evaluación del portfolio y priorización, balance del portfolio, aprobación del proyecto e iniciación y monitorización del portfolio, se llevan a cabo de una manera consistente y transparente.
El objetivo es facilitar la toma de decisiones gracias a un entorno estructurado para decidir qué proyectos, programas e iniciativas se deben financiar, cuáles se deben mantener y cuáles deben finalizar. La gestión del portfolio con una herramienta PPM, proporciona a los ejecutivos información detallada que es capaz de responder a preguntas clave:
- ¿Cuál es el soporte de los proyectos y los recursos disponibles a las iniciativas estratégicas?
- ¿Asegura el conjunto de proyectos potenciales su crecimiento a largo plazo y el retorno de su inversión?
- ¿Está alcanzando la cartera de proyectos actual los objetivos operativos y de rendimiento deseados?
La planificación de los recursos es una cuestión fundamental para el entorno empresarial actual, ya que las empresas intentan obtener el máximo rendimiento de sus carteras de proyectos. Este módulo nos ayuda a establecer perfiles en base a habilidades para varios roles, organizarlos jerárquicamente y utilizar los bancos de recursos para asignar los roles.
La planificación de escenarios del portfolio utilizará esta información para optimizar el uso de los recursos existentes y localizar dónde hay escasez de recursos o un déficit de ciertas habilidades requeridas para un proyecto. Los usuarios presentan una serie de parámetros individuales a nivel de rol, habilidades, disponibilidad o estructura de desglose de la organización. También permite la configuración de los «workflows» por solicitud de recursos y asignación que puede incluir asignaciones múltiples, escaladas y notificaciones.
Tanto si su organización utiliza un proceso de solicitud de personal formal o informal para los proyectos u otro trabajo de TI, este módulo aporta la flexibilidad que necesita para trabajar como usted desea. El buscador de recursos promueve el proceso de selección de personal permitiéndole buscar y seleccionar recursos rápidamente para después explorar en la información específica de cada empleado sus habilidades, asignaciones de recursos actuales y calendarios individuales. También puede consultar gráficos que identifican qué personal está siendo infra o sobre-utilizado de forma que le resulte fácil encontrar a las personas cualificadas disponibles en toda la organización.
Las hojas de tiempo disponibles en su herramienta PPM permiten a los integrantes del equipo registrar su empleo de tiempo y recursos para los proyectos, peticiones e incidencias. Una vez enviada una hoja de tiempos, los gestores responsables de aprobar los tiempos pueden comprobar que está completa y correctamente cumplimentada antes de aprobarla. Las excelentes funciones de creación de informes aportan información precisa sobre el tiempo empleado por todos los recursos en el trabajo realizado.
La función «planificación de la capacidad», le aporta datos sobre la cartera de la organización, mostrándole qué relación existe entre trabajo global (demanda), y la disponibilidad total de los recursos (capacidad). Puede ver resúmenes agrupados por estructura organizativa (OBS), jerarquías como situación geográfica, departamentos, tipo de proyecto y funciones del recurso. Los planificadores estratégicos pueden analizar hipótesis sobre proyectos cambiando los atributos de proyecto para simular distintos proyectos posibles. Por ejemplo, puede excluir proyectos menos prioritarios que aún no se hayan aprobado o cambiar las fechas y la asignación de recursos del proyecto para ver de qué forma cambian los requisitos del mismo.
En un entorno de formación y desarrollo continuos de los empleados, y de rotación del personal, la empresa debe afrontar el desafío de identificar, clasificar y organizar las habilidades de los empleados. La herramienta gestión de las habilidades le permite identificar rápidamente los recursos óptimos disponibles para cada proyecto. Su solución PPM le ofrece un método para comprender las habilidades de las personas, permitiéndole hacer un seguimiento de su desarrollo, experiencia y niveles de interés.
- Cuantas más funciones genere una herramienta, más valor tendrá ésta (Evite las múltiples fuentes (orígenes) de datos del proyecto)
- Los informes financieros aportan “seriedad”: (Estábamos 200 horas por debajo de lo estimado vs. Estábamos 25,000 debajo de lo estimado)
- Una Previsión Financiera Completa permite una Planificación estratégica
- Optimizar las medidas de Rendimiento de las prácticas Financieras de gestión de proyectos
- La Evaluación Financiera ayuda a tomar la decisión de descartar proyecto. (una importante / necesaria función de control)
La gestión financiera con su solución Project & Portfolio Management, supone el manejo de la información presupuestaria que va, desde la planificación financiera, hasta los procesos de transacciones y contracargos:
- Planificación financiera
- Disponga de los resúmenes financieros para conocer al detalle la información presupuestaria. Maneje sus inversiones, utilizando indicadores financieros tales como VPM y ROI. Los objetivos por conseguir son:
- Calcule y prediga costes y beneficios para futuras inversiones
- Conozca verazmente el origen de los costos y/o beneficios en un periodo de tiempo específico.
- Según los diferentes criterios o atributos de agrupación que se consideren oportunos, se pueden desagregar los costes y los beneficios.
- Adecúe su presupuesto a sus necesidades empresariales.
- Procesos de transacciones
Las transacciones se usan para obtener el gasto total de mano de obra, materiales, equipo y otros gastos efectuados con cargo a las inversiones. Todo ello quedará reflejado en los planes financieros.
- Contracargos
Se utilizan los contracargos para representar las transferencias entre cuentas, de los costes de inversión o servicios, a los departamentos.
ANÁLISIS FINANCIERO DEL PORTAFOLIO
- Los Portfolios permiten agrupar las inversiones en base a reglas específicas o coincidencias de negocio
- Las limitaciones financieras se pueden configurar en un portfolio, en el cual se indique cuáles son los planes de coste específicos para que la empresa ejecute las inversiones previstas.
- Análisis Financiero del Portfolio (cont.)
- Las inversiones se pueden medir confrontándolas con los costes específicos del portfolio. Los costes Planeados de Capital y Operativos que se visualizan en la línea de flotación se derivan directamente de los planes de coste en una inversión. Esto permite que las inversiones dentro del portfolio se equilibren y prioricen y que tengan visibilidad en el coste para entregar la inversión.
- Los datos básicos que están normalmente integrados dentro o fuera de CA PPM, incluyen: o Trabajo en Horas o Trabajo en Euros o Los costes de No Trabajo en Euros.
- Sin embargo, antes de la construcción de la integración es importante tener un proceso sólidamente definido sobre los procesos financieros y la creación de informes.
- Ciclos de Planificación Financiera Ideas Proyectos Portfolios
CONSEJOS SOBRE GESTIÓN FINANCIERA CON PROJECT & PORTFOLIO MANAGEMENT
- Recuerde que las soluciones Project & Portfolio Management no son un Libro Mayor
- Empiece desde lo más simple – Libérelo y optimícelo
- Incluya a Finanzas en la Configuración de las Decisiones Financieras
- Diseñe la Configuración Financiera en Project & Portfolio Management para reproducir los informes existentes en Otros Formatos
- Dedique Tiempo para crear una Arquitectura Financiera Completa / Construya la Prueba de Concepto en entornos NO-PROD
- Una de las funciones internas más poderosas en un software Project & Portfolio Management es la integración de la Planificación y los Datos Financieros
En definitiva, la gestión financiera en Project & Portfolio Management, es capaz de administrar todo el presupuesto de nuestra organización en tiempo real estableciendo un conjunto de parámetros que va a permitirnos conocer diariamente las desviaciones en las que estamos incurriendo.
Los proyectos son la base de los programas y las carteras, y constituyen el medio de transporte para la ejecución de casi todas las estrategias. Un proyecto planificado o estimado incorrectamente puede tener una repercusión negativa en los resultados, los productos, los costes de la organización, la credibilidad y la motivación de los empleados.
La gestión de proyectos con una solución Project & Portfolio Management permite garantizar que:
- Se cumplen las buenas prácticas y metodologías corporativas
- Se eliminen todas las barreras a nivel de comunicación alcanzando una ejecución precisa y eficaz de cada uno de los proyectos.
- Se creen planes adecuados para cumplir objetivos
Las herramientas Project & Portfolio Management proporcionan, de manera detallada, todo aquello que uno puede esperar de una herramienta de gestión de proyectos, incluyendo:
- Construcción de planes de proyecto con estructuras de desglose de trabajo (WBS)
- Registro del tiempo
- Definición de “workflows” dentro del proyecto
- Plantillas basadas en buenas prácticas, bibliotecas y asignación de tareas.
A nivel de planificación de un proyecto, incluyen un diagrama de Gantt interactiva que ofrece a los Project Managers la posibilidad de editar interactivamente y usar software libre como Open Workbench o herramientas alternativas como Microsoft Project.
Programe sus proyectos con rapidez y eficacia
Una solución Project & Portfolio Management, permite programar fácilmente tareas clave e hitos, gestionar los calendarios de proyectos y recursos, así como agrupar numerosos sub-proyectos en programas para obtener una agregación de programación, que permita generar portfolios fácilmente. Los usuarios programan los planes de proyecto basándose en los recursos disponibles y no en la duración de las tareas, con lo que obtienen un plan más realista en menos tiempo. También pueden crear programaciones provisionales, realizar cambios y publicar la programación en el plan de registro sin tener que descargarse software ni ocuparse de su mantenimiento. La solución también permite asignar transacciones de proyectos financiados internamente a unidades de negocio y departamentos con el fin de distribuir los costes de forma equitativa (lo que llamamos factura virtual).
Planes a partir de metodologías y plantillas de prácticas recomendadas
En lugar de empezar de cero, los jefes de proyecto pueden construir sus planes a partir de metodologías y plantillas predefinidas e incluidas en CA PPM. Las respuestas a preguntas sobre el perfil del proyecto generan automáticamente tareas clave e hitos o toda una estructura de trabajo desglosada, incluyendo entregas y recomendaciones seleccionadas de sus propios métodos de prácticas recomendadas. Las plantillas de proyecto aceleran el proceso de creación de proyecto y facilitan la reutilización de trabajo anterior. Las plantillas sacan provecho a las amplias funciones de flujo de trabajo de CA PPM y para los gestores de proyecto suponen una forma de modelar el propio proceso de desarrollo de la organización dentro de la aplicación.
Contenido pre-configurado para acelerar el ROI
Los aceleradores de prácticas recomendadas de las soluciones Project & Portfolio Management, ofrecen a las organizaciones contenido del portafolio de manera inmediata, diseñado para reducir el riesgo y los costes de implementación al tiempo que contribuyen a acelerar su adopción por parte del usuario final. Los usuarios de soluciones Project & Portfolio Management, pueden aprovechar las ventajas tanto del acelerador de PMO como del acelerador para PRINCE2.
Con más de 50 paneles, informes y consultas, el acelerador de PMO permite a la organización agilizar las operaciones de gestión de proyectos y cartera. Estos paneles y análisis centrados en proyectos están integrados en la solución Project & Portfolio Management, y permiten a todo el equipo de gestión de proyectos adoptar y utilizar rápidamente las prácticas recomendadas y realizar las tareas de proyecto con más eficacia. El resultado final es la capacidad de ejecutar los proyectos y programas de forma controlada, predecible, puntual y conforme al presupuesto programado para, en todo momento, satisfacer al usuario.
PROJECT & PORTFOLIO MANAGEMENT: SOLUCIONES DESTACADAS
INFORME DE EVALUACIÓN Y CONSULTORÍA PPM Y AGILE
El objetivo del Servicio de Evaluación de AptaServices es el de obtener un análisis detallado del grado de madurez de su organización, tanto en Project & Portfolio Mnagement (PPM), como en Agilidad, con el objetivo de definir una hoja de ruta de implementación pragmática y factible, para ayudar a la empresa en su proceso de adopción de la metodología de Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios.
Para el Informe de Evaluación y Consultoría PPM y Agile establecemos el siguiente proceso:
EVALUACIÓN MADUREZ PPM – AGILE
Se realiza una evaluación de madurez de PPM o Agilidad, comparando las prácticas líderes, con los procesos y sistemas existentes en el cliente, con el objetivo de determinar el grado de madurez madurez de sus capacidades actuales de Project & Portfolio Management o Agilidad del Negocio
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
Se recopilan aportaciones de ejecutivos de la empresa, directores de proyecto, analistas de negocio y resto de participantes para realizar la evaluación e impulsar la creación de una hoja de ruta realista que ayude a la empresa a avanzar a lo largo de la madurez del PPM o Agilidad del negocio.
INFORME Y RECOMENDACIÓN
Como resultado del proceso de evaluación, se entrega al cliente un Informe de Evaluación y Recomendación, tanto de PPM, como de Agilidad, que incluye una propuesta de hoja de ruta para mejorar el dominio, tanto de la metodología Project & Portfolio Management, como Agile.
EVALUACIÓN PPM – AGILE
Nuestros servicios de asesoramiento garantizan a todos nuestros clientes consultoría de primer nivel que permitirá analizan las fortalezas, debilidades y objetivos, así como un conjunto de recomendaciones y mejoras basadas en los años de experiencia de nuestra empresa y en las mejores prácticas generadas por el uso de la metodología PPM y/o Ágil. Como resultado, se ofrece una serie de recomendaciones, para ayudar a nuestros clientes a prevenir desarrollos iterativos costosos, evitando al mismo tiempo errores de aplicación comunes y revitalizando el valor de las metodologías y propuestas de Project & Portfolio Management en la organización.
Evaluación de madurez en PPM y Agilidad
Definición de una hoja de ruta de implementación metodológica para acompañar a la empresa en la mejora de sus competencias en PPM o Agilidad de negocio
Servicios de Consultoría
Nuestros consultores cuentan con una amplia experiencia que les permite identificar cómo es posible maximizar el valor que la Gestión de sus Proyectos aportan a su organización.
Recomendaciones y asesoramiento
Consejos y recomendaciones para asegurar la calidad y los tiempos óptimos de desarrollo y despliegue de la implementación metodologica
